Adjoint - Opérations | Groupe Océan

Emploi :
Adjoint - Opérations, Québec

Adjoint - Opérations, Québec

Entreprise de classe mondiale et fleuron québécois, Groupe Océan est un leader de l’industrie maritime canadienne. Nous avons bâti notre histoire et notre réputation avec nos employés. Nous croyons au développement et au maintien d’une culture forte basée sur la prévention en santé, sécurité et environnement. Nous favorisons un milieu de travail sain, sécuritaire, respectueux de notre environnement et de nos communautés d’accueil. Au sein de nos différentes équipes talentueuses, nous retrouvons des employés animés par une volonté de faire une différence et qui intègrent nos valeurs d’excellence, d’intégrité et de respect. Vous êtes intéressé à relever des défis au sein d’une entreprise qui a de grandes ambitions et mettre en œuvre votre passion? Venez « vivre Océan »!

Groupe Océan s’est vu décerner le prix RH – Meilleures pratiques par la Chambre de commerce et d’industrie de Québec lors de sa prestigieuse soirée des Fidéides 2021.

 

BRÈVE DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision du directeur projets – services techniques, le titulaire du poste offre un soutien administratif pour mener à bien les projets selon les standards de qualité de Groupe Océan. Il veille à ce que les processus et la documentation soient respectés.

 

RESPONSABILITÉS

SOUTIEN À L’ADMINISTRATION

  • Mettre à jour de divers tableaux indicateurs de gestion;
  • Assurer un soutien administratif de la gestion des suivis de coûts par projet;
  • Effectuer le suivi des documents relatifs aux crédits d’impôt;
  • Produire les notes de frais du personnel de l’équipe;
  • Effectuer la facturation externe;
  • Assurer un soutien administratif dans la préparation, la planification et la compilation des audits;
  • Mettre à jour les registres des manuels et des certificats.

 

SOUTIEN AUX PROJETS

  • Produire les tableaux de performance et les différents rapports;
  • Effectuer les tâches reliées aux pensions des employés de production;
  • Préparer et assister aux différentes rencontres afin de produire le procès-verbal et mettre à jour les plans d’actions;
  • Effectuer les suivis relatifs aux événements SSE (diffusion des focus, compilation des événements, comité SST, etc.);
  • Assister le coordonnateur SSE dans la rédaction des procédures;
  • Compiler et transmettre les heures des employés en sous-traitance;
  • Remplir les différents documents et livrables d’appels d’offres;
  • Démarrer les processus administratifs liés aux contrats tels que les projets, les ordres, les bons de travail, les bons de livraison, etc.;
  • Assurer la gestion documentaire liée aux projets;
  • S’assurer du transfert de l’information à l’interne et aux clients.

 

SOUTIEN À LA PAIE (EN REMPLACEMENT PONCTUEL)

  • Effectuer la vérification et les ajustements des cartes de temps;
  • Banquer le temps et le débanquer;
  • Assurer la saisie des vacances des employés de bureau et de production.

 

SOUTIEN À LA GESTION DU SYSTÈME QUALITÉ

  • Soutenir le coordonnateur – qualité dans les tâches administratives reliées à la gestion du système qualité des projets;
  • Supporter la mise à jour des documents du système qualité;
  • Participer et soutenir les activités prévues au système de gestion de la santé, sécurité et environnement;
  • Toutes autres tâches connexes.

 

EXIGENCES

  • Diplôme d’études professionnelles en administration, bureautique, secrétariat avec un minimum d’un an d’expérience pertinente OU Diplôme d’études secondaires avec un minimum de trois ans d’expérience pertinente;
  • Capacité à travailler avec de courts échéanciers sur plusieurs projets en même temps;
  • Sens du service à la clientèle et des priorités;
  • Autonomie, flexibilité et rigueur;
  • Esprit d’équipe et bonne tolérance au stress;
  • Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;
  • Maîtrise de la Suite Microsoft Office;
  • Connaissance de SAP (atout).

 

AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Emploi permanent – 37,5 heures par semaine;
  • Politique de télétravail;
  • Congés payés durant la période des Fêtes!
  • Gamme complète d’avantages sociaux;
  • Programme d’aide aux employés gratuit et accessible à toute la famille;
  • Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
  • Accès à un programme de bonification;
  • Club social;
  • Bel environnement géographique, au cœur du Vieux-Port de Québec.

 

N.B. : Groupe Océan souscrit à un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les membres des Premières Nations et Inuits, ainsi que les personnes handicapées à poser leurs candidatures. L’utilisation du genre masculin dans le texte n’a pour but que de l’alléger. Nous croyons au principe d’équité en matière d’emploi et nous sommes ouverts aux mesures d’adaptation lors du processus de sélection.
OcéanMC et Groupe OcéanMC ainsi que les logos/dessins y afférents sont des marques de commerce de Le Groupe Océan inc. employées sous licence.
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