Adjoint administratif | Groupe Océan

Emploi :
Adjoint administratif, Québec

Adjoint administratif, Québec

Entreprise de classe mondiale et fleuron québécois, Groupe Océan est un leader de l’industrie maritime canadienne. Nous avons bâti notre histoire et notre réputation avec nos employés. Nous croyons au développement et au maintien d’une culture forte basée sur la prévention en santé, sécurité et environnement. Nous favorisons un milieu de travail sain, sécuritaire, respectueux de notre environnement et de nos communautés d’accueil. Au sein de nos différentes équipes talentueuses, nous retrouvons des employés animés par une volonté de faire une différence et qui intègrent nos valeurs d’excellence, d’intégrité et de respect. Vous êtes intéressé à relever des défis au sein d’une entreprise qui a de grandes ambitions et mettre en œuvre votre passion? Venez « vivre Océan »!

Groupe Océan s’est vu décerner le prix RH – Meilleures pratiques par la Chambre de commerce et d’industrie de Québec lors de sa prestigieuse soirée des Fidéides 2021.

 

BRÈVE DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité du chef de service, le titulaire du poste sera responsable de fournir le support administratif pour notre Centre d’expertise maritime Océan (CEMO). Il devra assurer le maintien documentaire, l’enregistrement de données, la production de rapports et la logistique liés aux mandats du CEMO.

 

RESPONSABILITÉS

Support administratif

  • Produire, analyser, structurer, réviser, corriger et effectuer la mise en page de divers documents tels que des lettres, notes, présentations, rapports, communications externes ou autres selon les normes graphiques de Groupe Océan;
  • Acheminer et effectuer le suivi des demandes de révision et traduction;
  • Veiller à la mise à jour des documents de référence, formation, des cahiers d’évaluation et autres;
  • Développer et maintenir les politiques et procédures liées au mandat du CEMO;
  • Consigner, rédiger et tenir les compte-rendu des réunions;
  • Effectuer la gestion documentaire du CEMO et de SMO sur le réseau et dans les filières associées;
  • Alimenter et maintenir certaines bases de données telles que IIS, SINEX et SAP à l’aide des données de certification, formations et des informations d’opération;
  • Produire des tableaux, registres et indicateurs en y consignant des données pour des fins statistiques;
  • Effectuer la gestion de factures liées aux mandats du CEMO;
  • Produire la documentation relative à la loi du 1% pour chacune des divisions dans le domaine technique;
  • Remplir les demandes d’achats de fournitures pour les besoins du CEMO.

Coordination et logistique

  • Appuyer les différents intervenants dans la planification des formations externes et internes;
  • Effectuer les réservations pour les déplacements (hébergement, avion/train/auto, etc.);
  • Assurer la logistique lors de l’organisation des rencontres (commander les repas, réserver la salle, etc.);
  • Accueillir les participants aux formations à l’interne;
  • Préparer les salles de formation et le matériel lorsque requis;
  • Effectuer la logistique des participants suivant des formations externes;
  • Participer et soutenir les activités prévues au système de gestion de la santé, sécurité et environnement.

 

EXIGENCES

  • Diplôme d’études secondaires ou diplôme d’études professionnelles dans un domaine pertinent;
  • Minimum trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;
  • Excellente maîtrise de la Suite Microsoft Office;
  • Autonomie, rigueur et souci de l’excellence;
  • Sens de l’organisation et des priorités;
  • Habiletés en communication et esprit d’équipe.

 

AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Emploi permanent – 37,5 heures par semaine;
  • Congés payés durant la période des Fêtes!
  • Gamme complète d’avantages sociaux;
  • Programme d’aide aux employés gratuit et accessible à toute la famille;
  • Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
  • Accès à un programme de bonification;
  • Club social;
  • Politique de télétravail;
  • Bel environnement géographique, au cœur du Vieux-Port de Québec.

 

N.B. : Groupe Océan souscrit à un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les membres des Premières Nations et Inuits, ainsi que les personnes handicapées à poser leurs candidatures. L’utilisation du genre masculin dans le texte n’a pour but que de l’alléger. Nous croyons au principe d’équité en matière d’emploi et nous sommes ouverts aux mesures d’adaptation lors du processus de sélection.
OcéanMC et Groupe OcéanMC ainsi que les logos/dessins y afférents sont des marques de commerce de Le Groupe Océan inc. employées sous licence.
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